Kort proces. Lean har revolutioneret morgenrunden på Hvidovre

Af Jytte Kristensen, fagbladsredaktør

”Jeres svartider er for lange”, lød det fra Hvidovre Hospitals direktion til Klinisk Biokemisk Afdeling, fortæller bioanalytiker Nga Sing Lu om baggrunden for, at de greb til et Lean projekt med en Leankonsulent fra Roche.

”Vi gjorde jo rigtigt meget. Vi kunne ikke være mere effektive, syntes vi”, erindrer hun om morgenrunderne inden projektet.

Ledende bioanalytiker Lisbeth Mortensen husker, hvordan afdelingerne rykkede efter svar. Nogle allerede klokken 9.00 Målsætningen var dengang, at de skulle levere 85% af svarene inden 10.30, hvilket de ikke helt kunne opnå. Før Leanprojektet var 85% færdige klokken 10.45.

”I dag afgiver vi 20-25% af svarene klokken 9.00. Og vi opfylder vores mål om, at 85%, skal være klar inden 10.00”, siger hun. 100.000 kroner har Lean projektet kostet. Et beløb som Lisbeth Mortensen har fundet i afdelingens eget budget.

”De penge er givet meget godt ud, hvis det giver gevinst. Og det har det gjort”, konstaterer hun.

Alle kunne følge med i processen

Udover at finde pengene og ansætte Leankonsulent Hugh McGovern har afdelingens ledelse ikke deltaget i den praktiske del af projektet. Medarbejderne har selv fundet frem til, hvordan de kunne gøre  morgenrunden mere effektiv.

I arbejdsgruppen var 4 bioanalytikere, som alle er superbrugere. 1 fra prøvemodtagelsen, 1 fra almen kemi, 1 fra koagulation og 1 fra hæmatologi. Desuden en afdelingsbioanalytiker og en sygeplejerske fra en klinisk afdeling. Gruppen arbejdede i en intensiv uge 45 i 2016 sammen med Hugh McGovern.

Alt foregik i personalerummet, hvor kollegerne også kom og gik.

”Det var et helt bevidst valg, at intet skulle være hemmeligt. Alle kunne se og høre, hvad vi lavede og de kunne også komme med deres kommentarer”, forklarer afdelingsbioanalytiker Lone Lindbjerg Nilsson, som var med i arbejdsgruppen.

Det var Nga Sing Lu også.

”Jeg tænkte, at det ikke kom til at gå med al den uro, der er i personalerummet dagen igennem, men vi var så koncentrerede om opgaven, at vi slet ikke lagde mærke til det”, husker hun.

Hver dag blev der hængt en seddel op, som beskrev, hvad gruppen havde arbejdet med. Og hver eftermiddag holdt McGovern en opsamling, hvor ledelsen deltog, og personalet også kunne være med.

Pillede opgaverne fra hinanden

”Hvordan fungerer det? Hvad gør I skridt for skridt”, spurgte Hugh McGovern på projektets 1. dag.

Arbejdsgruppen gik i gang med at pille hele morgenrunden fra hinanden. Hver enkelt lille arbejdsopgave blev skrevet ned på en gul post-it og sat op på væggen. Selv ikke den mindste rutine blev udeladt. Dag 2 var de ude og observere deres kolleger i aktion. McGovern var også med.

”Det var en øjenåbner at observere ens kollegaer. At se dem gå forbi en sendestation flere gange uden at sende prøver. Det var som at se sig selv”, fortæller Nga.

”Og det var sjovt at iagttage, hvor længe folk var i vognrummet”.

Det rum blev da også et centralt punkt i projektet. McGovern tog tid på, hvor længe de enkelte trin i arbejdet tog.

”Han bad om, at ingen skyndte sig. De skulle gøre som de plejede. Det var ikke tidstagning for at se, hvem der var hurtigst. Det understregede vi overfor kollegerne”, forklarer Lone Lindbjerg Nilsson.

Da hvert enkelt step var skrevet ned, gik de gennem hele processen. Hvor var der spildtid, hvor kunne de hente noget tid uden at løbe stærkere? Og hvor var irritationsmomenterne?

”Vi gjorde fx op, hvor mange gange man skal løbe hen og sende prøverne afsted med rørposten, og det viste sig at det faktisk ikke var så mange, når man selvfølgelig også tager kollegaens med”, fortæller Lone.

”Bliver det en god dag”

Hver dag spurgte McGovern: ”Bliver det en god dag” ”Og det kunne vi faktisk ikke svare på”, siger Nga. Før var der nemlig ingen, der styrede processen. Bioanalytikerne satte selv deres navn på opgaver, og ingen sørgede for at de nye, urutinerede ikke kom til at gå alene eller sammen. Der var en masse fnidder a´ la:

”Hvis jeg skal tage 20 prøver, så skal du også”. Systemet blev opfattet uretfærdigt og stressende.

”Nu handler det ikke om, hvor mange blodprøver vi skal tage hver især, men om hvor længe blodprøverne tager”, forklarer Lone.

Hver enkelt type prøvetagning er der nu sat minuttal på, og så beregner afdelingsbioanalytiker Lone, inden bioanalytikerne møder ind, det samlede tidsforbrug for hver afdeling. Hun sørger for, at alle bioanalytikere har nogenlunde samme totale minuttal, og hun sikrer, at de, der er hurtigst færdige, hjælper de andre, så alle er nede igen cirka klokken 9.30.

”Før var det sådan et irritationsmoment, at man knoklede, og så sad de andre og drak kaffe”, udbryder Nga Sing Lu. Og som Hugh McGovern bemærkede, betød dét, at bioanalytikerne selv valgte deres opgaver, at ingen havde det overordnede billede af runden.

”Vi bestemmer ikke selv, hvor vi går nu. Vi er blevet vant til at kunne gå alle steder”, siger Nga.

Afprøvede løsninger på 3. dagen

Forløbet var mildest talt intensivt, husker Nga og Lone. Allerede på dag 3 afprøvede de nogle af deres ideer. Hvad betød det fx for flowet, hvis de sendte prøverne afsted, hver gang de havde et fyldt rack?

Hugh McGovern lavede det skema, som afdelingsbioanalytikeren skulle styre runden ud fra. De prøvede af og rettede til. Hoppede ud i det.

”Vi var SÅ trætte, når vi kom hjem”, husker Nga.

Men det var en god proces. Også for kollegerne.

”Generelt var vores kollegaer meget åbne og tændte overfor de nye ideer og arbejdsgange, som vi kom frem til”, siger Nga.

 ”Ja, de var åbne over for det, og intet var hemmeligt for dem. Der har nok været en generel utilfredshed med morgenrunden og en lyst til at ændre på tingene hos bioanalytikerne,” konstaterer Lone.

​DE STØRSTE ÆNDRINGER I MORGENRUNDEN

• Stram styring
  En person lægger arbejdsplanen, inden bioanalytikerne møder ind. Hun bestemmer, hvem der skal på hvilke afdelinger. Hun sørger for, at arbejdsopgaverne er ligeligt fordelt på tid, og at man hjælper hinanden færdig. Hun har det store overblik.
• Minuttal på prøvetagninger
  Bioanalytikerne har beregnet, hvor lang tid en patient på hver enkelt afdeling cirka tager. Isolationspatienter og børn tager længere tid.
• Beregningerne gør, at det nu er den samlede arbejdstid, og ikke antallet af prøver, der er styrende.
• Alle går med ud
  Hvor det tidligere kun var nogle bioanalytikere, som deltog i morgenrunden, går alle nu ud. Også selvom de måske kun kan deltage en halv time.
• Spildtid fjernet
  Prøvetagningsvognen er ikke længere personlig med navn på. Den er gjort klar og pakket, så bioanalytikerne blot skal tage deres handskestørrelse, foretrukken kanyletype og evt. is og derefter umiddelbart kan gå ud.
• PDA er tjekket
  PDA en er tjekket for, om den virker. Det sørger en afdelingsbioanalytiker for om morgenen, inden runden starter.
• Telefoner indkøbt
  Når bioanalytikerne går på afdelingerne har de en telefon med. Afdelingsbioanalytikeren, der styrer runden, har også en.
• Bioanalytikerne rapporterer, når de er færdige med en afdeling, eller hvis de bliver forsinkede.
• Afdelingsbioanalytikeren ringer og sørger for, at de hjælper hinanden færdige.
• Bedre flow
  Prøverne sendes løbende afsted med rørposten og analyseres også løbende. Prøverne hober sig ikke længere op, som da alle kom ned med samtlige deres prøver.

Læs en reportage fra morgenrunden på Hvidovre i Fagbladet nr. 6+7 2017.